5 FERRAMENTAS INDISPENSÁVEIS PARA GARANTIR UMA COMUNICAÇÃO EFICIENTE ENTRE AGÊNCIA E CLIENTE

Com a era digital, escassez de tempo e grande necessidade de agilidade para lidar com as demandas e mudanças durante o processo de organização de um evento, a tecnologia pode ser um grande aliado do organizador de eventos.

Quando organizamos um congresso, por exemplo, muitas vezes a equipe envolvida no processo está espalhada por várias cidades e até países! Como superar a barreira da comunicação e fazer com que todos consigam acompanhar o que está sendo feito tempo real (isso mesmo, tempo REAL)?

Atualmente, temos um universo de aplicativos para nos auxiliar a acabar de vez com esse desafio. Alguns são específicos para o setor de eventos. Outros, podem perfeitamente ser adaptados para facilitar o dia a dia do produtor e seus clientes.

Listei os principais aplicativos usados pela Criativa Eventos e suas funcionalidades para que você otimize o seu tempo, seja mais ágil, facilite a comunicação e garanta uma comunicação sem ruídos.  

1. TRELLO

Esse aplicativo auxilia no gerenciamento de tarefas. Você pode criar boards específicos, de acordo com cada projeto e compartilhá-los com a sua equipe e demais envolvidos na organização do evento. Assim, todas as tarefas podem ser registradas, priorizadas, comentadas, além de outras funcionalidades. E, o melhor, você pode acompanhar facilmente as tarefas a realizar, pendentes, já finalizadas e seus respectivos responsáveis. Tudo fica documentado e a informação com fácil acesso para todos os envolvidos.

2. DROPBOX

É um serviço de armazenamento em “nuvem”. Com ele, você poderá armazenar todos os seus arquivos e compartilhá-los com sua equipe. O acesso pode ser feito de qualquer dispositivo, onde você estiver. É uma excelente alternativa para produtores, que passam boa parte do tempo fora do escritório, em reuniões, viajando ou montando eventos.

3. GOOGLE DRIVE

Ele utiliza também o armazenamento em “nuvem”, mas com algumas funcionalidades bem interessantes para que várias pessoas possam mexer no arquivo ao mesmo tempo, de forma que essas atualizações sejam vistas em tempo real por todos. Pense como é maravilhoso poder atualizar uma planilha orçamentária, por exemplo, e não precisar enviar por e-mail aos envolvidos e garantir que ninguém esteja com a versão desatualizada?

4. SYMPLA

É um aplicativo para venda e gestão de inscrições. Com ele, você pode acompanhar todo o relatório de venda de inscrições, configurar níveis de acesso conforme o perfil, fazer check-in dos participantes, gerar etiquetas para crachás, enviar comunicados aos inscritos, emitir certificados, entre outras funcionalidades que facilitam a vida dos organizadores. O valor cobrado é em forma de percentual por ingresso vendido. Assim, você paga conforme o número de inscrições que recebe.

5. SLACK

É um aplicativo de comunicação corporativa que reduz a necessidade de troca de infinitos e-mails. Com ele, você pode fazer comunicações rápidas, pequenas discussões para tomada de decisões urgentes, enviar arquivos, entre outros. Tudo fica registrado e pode ser acessado de diversos dispositivos. É possível criar canais específicos, com participação aberta ou privada. Ele pode ser integrado com o trello, dropbox entre outros.

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